Declaración de privacidad
Borrador — última revisión: [FECHA]
Este texto es un borrador. Lo marcado en ámbar son datos que hay que rellenar, y el conjunto tiene que revisarlo alguien con criterio legal antes de publicarlo. Describe lo que el sistema hace de verdad; no sustituye a un asesoramiento jurídico.
1. Quién trata los datos
El responsable del tratamiento es [RAZÓN SOCIAL], con domicilio en [DOMICILIO] y correo de contacto [CORREO DE CONTACTO].
Este sistema es una herramienta interna: lo usan personas que trabajan para la empresa o en su nombre. No está abierto al público ni permite que un cliente final se registre por su cuenta.
2. Qué datos se guardan
| Usuarios del sistema | Nombre, nombre de usuario, rol, contraseña cifrada, preferencia de tema, y el registro de qué cambió cada uno y cuándo. |
|---|---|
| Clientes | Datos identificativos y de contacto necesarios para facturar y para autorizar el retiro de combustible. |
| Personas autorizadas a retirar | Nombre y documento de quien recoge el combustible en nombre de un cliente — titular, chofer o empleado — para poder comprobar que le corresponde. |
| Contactos de proveedores | Nombre y datos de contacto profesionales. |
| Datos técnicos | Dirección IP y fecha de las operaciones que quedan en el registro de auditoría. |
El sistema no guarda datos bancarios de tarjetas, ni categorías especiales de datos (salud, creencias, afiliación), ni ubicación de personas.
3. Para qué se usan
- Gestionar la compra, el tránsito, la recepción y el inventario de combustible.
- Emitir facturas y controlar qué cliente tiene derecho a retirar cuántos litros y dónde.
- Comprobar, en la gasolinera, que quien retira está autorizado.
- Llevar la contabilidad y calcular costos y utilidades.
- Dejar constancia de quién hizo cada operación, por control interno y para poder reconstruir lo que pasó ante una discrepancia.
No se usan para publicidad, no se elaboran perfiles y no hay decisiones automatizadas que afecten a nadie.
4. Por qué se pueden tratar
- Ejecución de un contrato — los datos de clientes y proveedores son los necesarios para cumplir lo acordado.
- Obligación legal — la facturación y los registros contables hay que conservarlos por ley.
- Interés legítimo — el registro de auditoría y el control de accesos protegen a la empresa frente a errores y fraude.
- Relación laboral — las cuentas del personal.
5. Quién puede verlos
Solo personas con cuenta en el sistema, y cada una según su rol. El representante de una gasolinera, por ejemplo, ve lo necesario para despachar — quién viene, cuántos litros le corresponden y hasta cuándo — y no los precios de compra ni los costos.
Fuera de la empresa, los datos se comunican únicamente a: [GESTORÍA O CONTADOR], [PROVEEDOR DEL SERVIDOR] y, cuando lo exija una norma, a la administración competente. No se venden ni se ceden a nadie más.
6. Dónde están
En un servidor gestionado por la propia empresa, alojado en [PAÍS DEL SERVIDOR]. Las copias de seguridad se hacen a diario y se guardan [DÓNDE SE GUARDAN LAS COPIAS].
7. Cuánto tiempo se conservan
Mientras dure la relación y, después, durante el plazo que exijan las normas contables y fiscales aplicables: [PLAZO DE CONSERVACIÓN].
Por diseño, el sistema no borra registros del negocio: las fichas se dan de baja y dejan de aparecer, pero el histórico se conserva. Es lo que permite reconstruir una operación años después, y hay que tenerlo en cuenta al atender una solicitud de supresión.
8. Cómo se protegen
- El acceso va siempre cifrado (HTTPS).
- Las contraseñas se guardan cifradas y no son recuperables por nadie.
- Cada persona tiene su cuenta y ve solo lo que su rol permite.
- Todo cambio sobre un dato del negocio queda registrado con autor, fecha y valores anterior y nuevo.
- La base de datos no es accesible desde internet.
9. Derechos de las personas
Cualquier persona cuyos datos estén en el sistema puede pedir acceder a ellos, rectificarlos, solicitar su supresión, limitar u oponerse a su tratamiento, y pedir que se le entreguen en un formato legible. Se solicita escribiendo a [CORREO DE CONTACTO].
Si la respuesta no le satisface, puede reclamar ante [AUTORIDAD DE CONTROL].
10. Cambios
Si esta declaración cambia, se publica aquí con su nueva fecha. Los cambios de fondo se avisan además a los usuarios del sistema.